کاربرد فایلینگ اداری به‌منظور نظم بخشیدن و بایگانی کردن صحیح پرونده‌ها دلیلی برای نصب و راه‌اندازی آن در تمامی محیط‌های کاری است. در واقع فایل‌های اداری یکی از وسایل ثابت و مهم برای هر اداره‌ای به شمار می‌روند و با وجود پیشرفت تکنولوژی و استفاده گسترده از رایانه‌ها در سازمان‌های مختلف لازم است تا قسمتی از محل کار را به فایلینگ‌ها اختصاص دهید. برای آشنایی با ویژگی بهترین فایلینگ اداری و تاثیر فایلینگ در طراحی دکوراسیون اداری تا انتهای این مقاله از حسام سلیمانی همراه ما باشید.
فایلینگ اداری چیست؟
فایلینگ بخشی از مبلمان اداری موردنیاز هر فعالیتی محسوب می‌شود و در واقع باهدف برقراری نظم و دسترسی راحت و سریع به پرونده‌ها و اسناد مهم مورداستفاده قرار می‌گیرد. البته باید گفت که بخش زیادی از مسئولیت ذخیره‌سازی فایل‌ها بر عهده رایانه‌ها و حافظه‌های ذخیره‌ساز قرار دارد؛ اما لزوم استفاده از اسناد و مدارک کاغذی را نیز نمی‌توان نادیده گرفت.
اهمیت بالای نگهداری فایل‌های مهم، دلیلی برای تهیه فایلینگ‌های مخصوص در هر شرکتی و در واقع مهم‌ترین کاربرد فایلینگ اداری است. البته توجه داشته باشید که در سازمان‌ها فایلینگ اداری با نام‌های دیگری مانند کشوی زونکن یا کشوی پرونده شناخته می‌شود. همان‌طور که بیان شد فایلینگ‌ها به‌صورت کمدها یا کشوهایی هستند که برای نگهداری اسناد، قفسه‌بندی‌های مشخصی را شامل می‌شوند.
کاربرد فایلینگ اداری
کاربرد فایلینگ اداری برای اهداف به خصوصی است و در واقع هر یک از این اقلام و تجهیزات اداری به‌صورت کاربردی طراحی و تولید می‌شوند. انواع آن‌ها برای اداره‌های کوچک و بزرگ به کار برده می‌شوند و محدودیتی جهت استفاده از آن‌ها وجود ندارد. در حقیقت هر کدام از این تجهیزات کاربردی برای مرتب‌کردن پرونده‌ها و مدارک موجود در هر اداره بسیار پر استفاده هستند.
تاثیر فایلینگ در طراحی دکوراسیون اداری بسیار موردتوجه است و برای استفاده تک‌تک کارمندان و رئیس هر بخش از سازمان موردنظر شما کارایی خواهد داشت. در هر یک از قسمت‌های اداره شما انواع پرونده‌ها و برگه‌ها نگهداری می‌شوند که جهت حفظ هر یک از آن‌ها به یکی از این تجهیزات نیاز خواهید داشت.
در واقع شما می‌توانید هر یک از دسته‌بندی‌های این محصولات را به‌عنوان یک وسیله زینتی نیز به کار ببرید. لازم به ذکر است که این تجهیزات این روزها با دیزاین بسیار زیبایی در دسترس مشتریان قرار می‌گیرند. استفاده از آن‌ها به‌عنوان یک وسیله زینتی که در هر طبقه از آن اکسسوری‌هایی مربوط به فضای کار خود قرار دهید، نتایج مطلوبی در دکوراسیون محیط به همراه خواهد داشت.
ویژگی بهترین فایلینگ اداری
فایلینگ اداری یکی از اجزای مبلمان اداری است که بسته به کاربری موردنظر ویژگی‌های مربوط به خود را دارد. ذخیره‌سازی اسناد، جزء مهم‌ترین کاربرد فایلینگ اداری به شمار می‌آید که در واقع باتوجه‌به این کاربرد می‌توانند تنوع زیادی داشته باشند. از مهم‌ترین ویژگی‌های فایلینگ های اداری که باید موقع خرید آن‌ها را در نظر داشته باشید می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1. امنیت
برخی از اسناد و مدارک محرمانه هستند و شما نیاز دارید تا آن‌ها را از دسترس افراد دور نگه دارید. در این حالت کاربرد فایلینگ اداری دارای قفل این است که می‌تواند مکان مناسبی برای فراهم‌کردن امنیت مدارک موردنظر شما باشد. البته تمام فایل‌های اداری دارای قفل نیستند و اگر مسئله امنیت برایتان اهمیت دارد حتماً باید به این نکته توجه داشته باشید. در حقیقت می‌توان گفت که حفظ امنیت اسناد و مدارک ویژگی بهترین فایلینگ اداری است.
2. کاربرد فایلینگ اداری؛ مقاوم در برابر آتش
دیگر کاربرد فایلینگ اداری محافظت از اسناد و مدارک در برابر آب‌وآتش است. در واقع شاید مدارک شما به‌قدری حساس باشند که باید از آن‌ها در برابر نفوذ آب و یا آتش‌سوزی محافظت کنید. در این حالت به ویژگی ایمن بودن آن در برابر آتش و رطوبت حتماً توجه داشته باشید.
3. ابعاد فایل اداری
یک ویژگی بهترین فایلینگ اداری این است که دارای ابعاد استاندارد باشد. در واقع مهم‌ترین ویژگی فایل‌های اداری ابعاد آن‌ها است که شما باتوجه‌به کاربری مدنظر خود باید به دنبال فایلینگ با ابعاد مناسب باشید؛ به‌عنوان‌مثال ممکن است اجازه تا کردن اسناد را نداشته باشید و باید آن‌ها را کاملاً صاف در جای خود بگذارید. در این حالت توجه به ابعاد فایل اداری اهمیت قابل‌توجهی دارد.
مسئله دیگری که در خصوص فایلینگ اداری باید در نظر بگیرید تعداد اسنادی است که نیاز به ذخیره‌سازی دارند؛ به‌عنوان‌مثال آیا همیشه تعداد ثابتی از مدارک را نگهداری می‌کنید یا هرچند وقت یک‌بار به تعداد آن‌ها اضافه می‌شود. همچنین باید اندازه محلی که قرار است کمد بایگانی در آن قرار بگیرد را نیز در نظر داشته باشید.
4. زیبایی تاثیر فایلینگ در طراحی دکوراسیون اداری
همان‌طور که می‌دانید بحث زیبایی برای اغلب شرکت‌ها اهمیت دارد. به‌عنوان‌مثال اگر طراحی دکوراسیون داخلی اداری شما به سبک مدرن باشد باید به دنبال فایل اداری مدرن باشید تا تعادل و هماهنگی در کل محیط کاری رعایت گردد. در این حالت زیبایی فایلینگ اداری مهم است؛ اما گاهی شما نمی‌خواهید برای تهیه فایلینگ‌ها هزینه زیادی کنید و از طرفی یک اتاق جداگانه برای قراردادن فایل‌های اداری در نظر گرفته‌اید که در دیدرس دیگران قرار ندارد. در این حالت شاید بحث زیبایی فایل‌ها چندان اهمیت نداشته باشد و در این زمان توجه به کاربرد فایلینگ اداری برای شما قطعاً مهم‌تر است.
5. کاربرد فایلینگ اداری؛ وزنه‌های تعادلی
دیگر ویژگی بهترین فایلینگ اداری این است که دارای وزنه‌های تعادلی باشد. در واقع وزنه‌های تعادلی کمک می‌کنند تا هنگام باز و بسته کردن کشوهای فایلینگ تعادل برقرار شود؛ به‌عنوان‌مثال اگر کشوی اول بیش از اندازه پر باشد و ناگهان شما آن را بکشید بدون وجود وزنه‌ها به‌راحتی تعادل فایل به هم می‌خورد. در حقیقت این ویژگی مهم از آسیب رسیدن به اسناد جلوگیری می‌کند.
نکات خرید و انتخاب فایلینگ های اداری
کاربرد فایلینگ اداری متفاوت است و با ویژگی‌های به خصوصی ارائه می‌شود که در حین خرید هر یک از این نکات ساده و کاربردی مدنظر قرار داده می‌شوند. در واقع توجه به ویژگی بهترین فایلینگ اداری می‌تواند به خرید راحت‌تر شما کمک کند. برخی از این مجموعه نکات را در زیر مشاهده می‌کنید:
- برای خرید هر یک از دسته‌بندی‌های این محصولات باید به طراحی دکوراسیون اداره خود دقت کنید. همچنین طراحی انواع مبل اداری، میزها و صندلی‌ها و سایر اجزای محیط را برای انتخاب و خرید هر یک از مدل‌های آن‌ها در نظر بگیرید.
- جهت خرید آن‌ها علاوه بر کاربرد فایلینگ اداری باید به هارمونی رنگی محیط اداره خود نیز دقت داشته باشید. رنگ این محصولات باید با رنگ میز اداری و سایر تجهیزات مورداستفاده شما در محیط ست شود.
- برای انتخاب و خرید فایلینگ اداری در طراحی داخلی اداری باید به ابعاد و سایزبندی این محصولات نیز دقت داشته باشید و ابعاد آن‌ها را با فضای موردنظر در محیط مطابقت دهید.
- در انتخاب و خرید فایلینگ اداری باید حتماً به میزان فضای کمدها و فایل‌های این تجهیزات نیز دقت داشته باشید و این فاکتورها را به‌دقت ارزیابی کنید.
مزایا و معایب خرید انواع فایلینگ
همان‌طور که بیان شد کاربرد فایلینگ اداری متفاوت بوده و خرید آن‌ها می‌تواند مزیت‌ها و معایب به خصوصی را با خود به همراه آورد. توجه به ویژگی بهترین فایلینگ اداری به شما کمک می‌کند تا با در دسترس داشتن یکی از این اقلام به‌سادگی بتوانید محیط را مرتب کرده و از آشفتگی اطلاعات اداره خود جلوگیری کنید. بااین‌وجود فایلینگ اداری فضایی را در اداره شما اشغال می‌کند و درصورتی‌که شما فضای کافی در محیط نداشته باشید قطعاً استفاده از این تجهیزات محدودیت‌هایی برای شما به وجود خواهد آورد.
انواع دسته‌بندی‌های این محصولات از تنوع وسیعی برخوردار هستند و این مسئله انتخاب و خرید هر یک از آن‌ها را برای مشتریان اندکی دشوار می‌کند. سعی کنید در انتخاب هر یک از آن‌ها از نظرات کارشناسان فنی دکوراسیون محیط اداره خود استفاده کرده و انتخاب آن‌ها را با درنظرگرفتن هارمونی طراحی محیط انجام دهید.
جمع‌بندی
در این مقاله سعی کردیم کاربرد فایلینگ اداری و ویژگی بهترین فایلینگ اداری را مورد بررسی قرار دهیم تا بتوانید با درنظرگرفتن این نکات، خرید بهتری داشته باشید. در واقع هر یک از مدل‌های این محصولات به‌صورت کاربردی در دسترس مشتریان قرار می‌گیرند و استفاده از آن‌ها بسیار ساده است.
همچنین باتوجه‌به تاثیر فایلینگ در طراحی دکوراسیون اداری شما می‌توانید نیروهای انسانی مشغول به کار در اداره خود را به حداقل برسانید؛ زیرا که دیگر دسترسی به پرونده‌ها و مدارک بسیار ساده‌تر می‌شود و برای جمع‌آوری آن‌ها نیازی به استخدام کارمندان بیشتر نخواهید داشت. شما نیز می‌توانید برای خرید فایلینگ اداری و دیدن نمونه کارهای ما به وب سایت ما در گروه معماری آرت دیزاین مراجعه نمایید.